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增強法律意識 防范經營風險

更新日期:2014-05-08

 


一、加強合同管理工作。隨著公司經營規模的不斷擴大,經營工作出現了新的情況,為了使經營工作正常進行,實現企業又快又好發展,必須加強企業內部管理,有效防范經營風險。合同管理是防范經營風險的核心,所以加強合同管理顯得十分重要。加強合同管理是防范經營風險的關鍵措施,重點要注意以下幾個方面:
1.防止合同陷阱和合同缺陷。簽訂合同必須不違反國家法律、法規的強制性規定,以免造成無效合同。如果工商行政部門有示范文本的,要盡量使用示范文本,示范文本一般都比較公正。如果沒有示范文本的,應當自己起草或者協商后起草,不能簡單套用對方的格式合同。格式合同一般都強化他們自身的利益,也很容易跌入對方設置的陷阱。比如竣工驗收后一個月付款至85%,后多少時間就沒有底了,應該是一個月后幾天之內就比較明確。如砼購銷合同,鋼管扣件、塔吊人貨電梯的租賃合同,木材、鋼材的買賣合同,對方都是格式合同,對違約金的約定都比較高,利息年息一般都在30%以上,而且都連環套,你算都算不清。利息計算基數格式合同用應付款即全部貨款,應該是實際欠款金額;計算利息時間格式合同往往是送貨時間,應該是結算時間,稍不留神就會落入合同陷阱,我們公司起草了鋼材買賣合同,砼購銷合同、周轉材料租賃合同、勞務合同的示范文本,而且經過上海協力律師事務所審核,也可以參考使用,在公司網站上可以下載。如果是自行起草合同,要注意條款要完整,權利義務要明確,用詞和標點符號要準確,遇到苛刻條款要據理力爭。霸王條款相對建設施工合同較多,合同陷阱相對購銷合同較多,要多加注意防范。
2.重視合同管轄權。管轄權是指各級法院之間和同級法院之間受理一審案件的分工和權限,簡單地說就是打官司的法院。新修改的民事訴訟法在原來的民事訴訟法“被告所在地、合同履行地、合同簽訂地、原告所在地、標的物所在地”這五類固定“約定管轄地”之外,新增了“與爭議有實際聯系的地點”,使得管轄權更加靈活。對管轄權為什么要據理力爭,因為民事訴訟案件法官自由裁量權較大,不確定因素較多。在簽訂合同時,不少老板對管轄權不重視甚至不清楚。我們碰到的訴訟,鋼材買賣合同,木材買賣合同,管轄權都在對方,違約金和利息都很高,打官司十分被動,損失巨大,教訓深刻。管轄權關系到法院的地方保護、地方感情、人脈關系、開庭時發生的交通費、食宿費、途中時間,大的方面關系到訴訟的勝敗,所以要重視管轄權。
3.堅持合同的評審制度。合同大家看一看,集思廣益,特別是付款方式、結算辦法、利息計算、違約責任大家過過目,有好處的。公司機關和區域公司要為下屬單位提供咨詢服務,零距離指導,零利益服務。合同承辦人對有些合同缺乏相關的專業知識,可以向專業人士請教或者向律師咨詢。我們公司聘用了法律顧問,非訴訟服務包括合同審核是免費的。另外要提醒標書的評審比合同評審更重要,標書是要約,投標是對標書的響應,對標書內容的合同條款很難改變。如果投標以后不簽訂合同就會產生損失??傊?,合同條款關系到項目的成敗,必須慎之又慎。如果是先天性經營缺陷,后天管理是無法彌補到位的。合同評審的重點:建設施工合同主要看定額、取費、計價格方法(有固定總價,一般是標的額較小,工期較短在半年之內;固定單價,有的信息價正負5%可以調整,按實結算或者成本加酬金等方式)、下浮率、付款方法(付款節點少、周期長的要慎重)、竣工結算時間(審結要有時限)、違約責任等;材料合同、租賃合同的利息計算、違約責任、管轄權十分重要;租賃合同、勞務合同要審核對方的合同主體資格,盡量不要與中間人簽訂,直接與提供勞務人或者提供租賃實物的人簽訂。
4.嚴格合同簽訂手續。凡是不能即時結算的經濟往來,都應該簽訂書面合同。.必須嚴格審查對方當事人的主體資格。合同必須由公司的法定代表人或其委托代理人簽訂。委托代理人必須持有公司法定代表人簽發的法人授權委托書。委托代理人具有合同的洽談權,具體包括法人授權委托書期限范圍及有效期限內的合同洽談和簽訂手續。委托代理人對合同的真實性和可行性負責。簽約時必須要求對方提交企業法人營業執照原件,經辦人身份證、法人委托書(如有資質要求的,還必須提供資質等級證書)等材料,并認真審查,必要時須實地考察,聘請律師調查或通過工商行政部門咨詢、鑒證或要求對方提供擔保。合同簽訂必須當面進行(如銀行就比較注意,簽字都必須是面簽的,蓋章要直接到辦公室蓋章)。對方是企業法人的,須核準印章是否與營業執照登記的名稱相一致;對方是自然人的,簽名是否與身份證上的姓名相符。根據規定,建設工程施工合同、抵押(質押)合同等須報有關部門備案或辦理必要手續的,應當及時辦理。合同雙方約定需鑒(公)證的,應當及時辦理鑒(公)證手續,以免影響合同效力。簽訂《內部履約協議書》、《擔保合同》、《承諾書》等,如果是單位公章的,要與營業執照一致。如果是自然人,一定要當面簽字。假若非本人簽字,那是廢紙一張,沒有法律效力,要引起我們警覺。
5.掌握合同履約情況。合同簽訂以后,合同承辦人對簽訂后合同情況進行跟蹤,掌握履約情況,如發現哪一方不履行合同,必須及時報告或者采取有效措施,避免或者減少損失。對于合同的變更、解除、爭議按照約定或按照《合同法》的規定處理。依法簽訂的合同,具有法律約束力,必須全面、適當地履行合同約定的義務,合同管理人員要及時提醒和督促有關人員履行。由于不可抗力的原因而造成不能全面履行合同的,應當及時向對方通報不能履行或者需要延期履行、部分履行的原因和理由,在取得有關證明(證據)后,可以延期履行、部分履行或者不履行。由于對方原因致使合同不能履行的,應當要求賠償違約金并辦理有關書面手續。合同履約過程中,如遇特殊情況不能按約履行的,應當及時和對方溝通、協商,依法辦理合同變更或解除手續。變更或解除合同的通知或協議,應當采用書面形式。經鑒(公)證的合同需要變更或解除的,須報原鑒(公)證機關備案,否則,變更或解除合同無效。合同變更或解除后,應將變更的內容或解除的通知及時收集歸檔。涉及到合同變更或解除時,如有擔保單位的,應事先征得擔保單位的同意。
6.正確處理合同糾紛。合同發生糾紛時,應按國家法律、法規和有關政策的規定,主動與對方協商解決。對方不愿協調或協商、調解不成的,重大案件應及時向集團公司報告,不要輕易寫承諾,并依法申請仲裁或向人民法院起訴。向人民法院起訴的,應從知道或應當知道權利被侵害之日起2年內提出。對到期債權,如暫不提起訴訟的,應當及時發函催收,以便重新計算訴訟時效,保護自己的訴訟權利。發現對方利用合同進行欺詐或詐騙,應當報請工商行政管理機關處理;需要追究刑事責任的,應當向公安機關報案。合同糾紛進入訴訟程序的,一定要積極應訴,可以避免或者減少損失。千萬不能放棄權利,缺席判決。
二、嚴格承包商準入程序。堅持承包商準入條件,嚴格承包商準入制度是防范經營風險的前提條件。對承包商的考核最基本最重要的要素就是人品、經濟實力、管理能力三要素。
1.填寫獨立承包商申請表。公司發展到目前的規模,一定要健康、穩定持續發展,對承包商的準入把關很重要。要對申請進入的承包商的經濟實力、技經人員、管理力量、施工能力和人品的誠信程度進行評估。
2.辦理風險抵押擔保手續。風險抵押擔保最好是由經濟實力的企業提供擔保。也可以有較強經濟實力的自然人或者子公司擔?;蛘吖蓶|擔保。無論是企業還是自然人擔保,都要查驗相關手續的真實性,當面簽訂擔保合同,不是擔保人親筆簽字,擔保合同是無效的。如果是車輛、房屋抵押擔保的,要到車輛管理所和房屋交易所辦理質押手續,否則是無效的,質押的車輛、房屋仍然可以買賣。
3.簽訂內部履約協議書。必須是承包人夫妻雙方共同簽字,查驗簽字人身份證并留置復印件。要堅持先簽訂協議書后蓋合同章的原則。
4.對承包商要實行動態管理。承包商、分公司、項目部的情況是有變化的,合同承包人要加強動態管理,對經濟實力較差的,經常發生合同經濟糾紛或者拖欠農民工工資,不能按時足額交納服務費等費用的,不能償還銀行貸款利息和本金的應予以清理。對借款年利息超過24%高利貸的,要引起警覺。沾上高利貸是飲鴆止渴,死路一條。對現場管理安全質量文明施工很差的,有個人信用缺失行為的等,要掌握情況,及時處置,停辦新項目手續或者酌情實行規模和總量控制。要有精細化管理的理念和提倡適度經營規模的理念,經營規模不能超過自身的管理能力和經濟承受能力。有的項目管理力量跟不上,實行粗放型、放羊式管理,材料價格管不了、材料浪費管不了,內偷外盜管不了,施工質量管不了,安全文明施工管不了,資金財務成本過高,這種項目寧愿不做,這樣的承包商堅決不能要。還有承接工程剝皮以后就轉包,空麻袋背米,利益是他的,風險留給公司,這樣的承包商堅決不要。
三、切實加強印章管理工作。加強印章的刻制、使用和回收的管理,是防范經營風險的重要內容之一。
1.把好印章的刻制關。印章刻制必須嚴格履行手續,區域公司使用的法人章、合同專用章、印鑒章、財務專用章由集團公司辦公室統一刻制,授權專人保管使用。各下屬單位項目部因業務需要刻制印章,由所在單位填寫申領印章備案表,經集團公司領導審核同意以后,由辦公室統一刻制,并下發啟用印章的通知,留好印模,辦理領用手續,指定專人保管。未經申請辦理手續由辦公室統一刻制的印章均視為違法和無效,如發現則追究行政經濟法律責任。項目部印章要有無“簽約權”字樣或者“刻資料專用章”。
2.把好印章使用關。保管印章的同志必須對企業負責,要有高度的工作責任心。印章要專人保管,用畢上鎖,不要放在桌子上無人看管。原則上不要隨身攜帶,謹防丟失。在用印過程中,保管印章的人必須親自蓋章,逐頁過目,不得讓非保管印章的人蓋章,嚴禁在空白信箋上蓋章。確應工作需要在空白介紹信上蓋章的,必須經集團公司副總經理以上或者區域公司經理簽發,領用人在介紹信存根上簽字。借用印章要經過集團公司分管領導批準并辦理相關手續。
3.印章要專人保管使用。不能交給不可靠的人或者公司以為的人保管使用。分公司注冊或者項目注冊一定要區域公司派專人辦理,絕不允許委托承包人辦理,以后再把印章交回來,留下風險隱患。授權委托書堅持一事一委托,明確具體委托事項,絕對不能表述委托“辦理一切事宜”。
4、防止印章被偽造。印章被偽造情況也時有發生,要防止印章被偽造。必須完備刻制手續,最好經公安局或者工商行政管理局備案,被偽造以后便于鑒定。
5.印章的回收和銷毀。子公司、分公司(項目部)因撤并或者項目已經竣工,印章不需要使用,應交回辦公室登記、切角,填寫印章銷毀明細表,留下印模后予以銷毀。各區域公司、子公司、分公司(項目部)對不用的印章清理以后交回辦公室處理。
四、加強賬戶和資金管理工作。帳戶和資金如果管理缺失,會直接產生經濟損失,各級領導特別是區域公司主要負責人必須高度重視,嚴格執行財務管理制度。
1.要加強對帳戶的管理。對帳戶要進行清理,子公司項目部絕對不允許有公司的帳戶;工程款必須進入公司的指定帳戶;不能出借帳戶,否則,會產生后果,教訓。如果建設單位要使用公司帳戶走賬,必須辦理手續,出具承諾:一是明確此款不是工程款,二是承擔由此產生的法律責任。
2.會計辦理付款手續要規范。給付資金一定要付到合同約定帳戶,盡量少用轉賬支票(絕對不允許用現金支票),如果使用轉帳支票,要有委托支付委托書,并且辨別印章的真偽,收款單位臺頭要明確,收款單位經辦人要在支票票根上簽字。手續要齊全、規范、合法,防止受騙上當產生損失。
3.要加強對資金流向的控制。掌握項目部工程款有沒有用在工程上,要防止項目承包人過度超前消費或者賭博等不正當消費,對項目造成經濟危機給企業產生經營風險。同時還要加強對承兌匯票、轉賬支票的管理,有的承包人直接在建設單位拿承兌匯票不進公司指定帳戶,拿轉賬支票不進公司帳戶(直接背書),不但是收不到管理費,而且資金流向控制不了,區域公司應加強與建設單位的聯系溝通??梢韵蚪ㄔO單位指定工程款的領取人,或者辦理書面的委托手續,經常與建設單位進行對賬,防止工程款失控。

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